La régularisation annuelle des charges

Quand le locataire paie ses charges par provisions, il verse chaque mois une avance. Une fois par an, vous devez comparer ces avances aux dépenses réellement engagées, puis rembourser le trop-perçu ou réclamer le complément. C’est la régularisation, imposée par l’article 23 de la loi du 6 juillet 1989.

Elle ne concerne que les provisions. Un forfait ne se régularise jamais. En mode périodique, les charges sont déjà facturées au réel. Voir Provision, forfait ou périodique.

Les étapes

1. Rassembler les dépenses de l’année

Les appels de fonds et le décompte annuel du syndic si le logement est en copropriété, les factures d’eau, d’entretien, de chauffage collectif, la taxe d’enlèvement des ordures ménagères sur l’avis de taxe foncière.

2. Ne garder que les charges récupérables

Seules les dépenses de la liste du décret 87-713 se refacturent : voir les charges récupérables. Les grosses réparations, les honoraires du syndic ou l’assurance de l’immeuble restent à votre charge. Si l’immeuble compte plusieurs logements, appliquez la clef de répartition prévue : surface, millièmes, occupants.

3. Comparer aux provisions encaissées

Additionnez les provisions réellement versées sur la même période. Si le locataire est entré en cours d’année, ne comptez que ses mois de présence, et proratisez les dépenses de la même façon.

4. Communiquer le décompte

Un mois avant de réclamer un complément, envoyez au locataire le décompte par nature de charges (eau, entretien, ascenseur…) et le mode de répartition utilisé. Tenez les justificatifs à sa disposition pendant six mois après cet envoi.

5. Solder

S’il a trop versé, remboursez-le, ou déduisez la somme de la prochaine échéance. S’il reste un complément, réclamez-le une fois le délai d’un mois écoulé.

6. Ajuster la provision

Le résultat sert de base à la provision de l’année suivante. C’est même la seule façon légitime de l’augmenter : une hausse doit être justifiée par la dernière régularisation.

Un exemple

Le locataire verse 60 € de provisions par mois, soit 720 € sur l’année. Les charges récupérables réelles s’élèvent à 810 €.

	Montant
Provisions encaissées	720 €
Dépenses récupérables justifiées	810 €
Complément à réclamer	90 €

Vous envoyez le décompte le 15 mars, vous réclamez les 90 € à partir du 15 avril, et vous pouvez porter la provision à 67,50 € par mois pour l’année suivante.

Les délais à connaître

• Au moins une fois par an. La loi ne fixe pas de date : la plupart des bailleurs régularisent quand le syndic a arrêté les comptes de l’année.
• Trois ans pour agir. Une régularisation oubliée peut encore se faire pendant trois ans.
• En cas de retard, si vous régularisez après la fin de l’année civile qui suit l’année des dépenses, le locataire peut exiger de payer le complément en douze mensualités.
• Au départ du locataire, en copropriété, vous pouvez garder jusqu’à 20 % du dépôt de garantie en attendant l’arrêté des comptes, puis régulariser dans le mois qui suit.

Dans FairePlace

Dans l’onglet Finances du bail, section Charges locatives, une sous-section Régularisation annuelle apparaît quand les charges sont réglées par provisions. Elle rappelle la provision mensuelle, l’exercice à régulariser (l’année civile précédente) et les provisions appelées sur cet exercice.

Le montant affiché ne compte que la part de l’année occupée par votre locataire. Entré le 1er septembre, il a versé quatre mois de provisions, et c’est à ces quatre mois que se comparent les dépenses. Un mois entamé compte au prorata des jours. Seules les provisions entrent dans ce total : un forfait ne se régularise pas.

Pour l’instant, sur un bail actif, cette section vous informe mais ne calcule pas le solde à votre place : faites la régularisation avec la méthode ci-dessus, et transmettez vous-même le décompte au locataire, par email ou par courrier.

Si vous changez le montant de la provision après la régularisation, écrivez-nous à contact@faireplace.com : un bail signé n’est plus modifiable depuis l’application.

Articles connexes : Provision, forfait ou périodique | L’onglet Finances, section par section | Facturation et charges locatives