Provision, forfait ou périodique : les charges du bail

Les charges, ce sont les dépenses de l’immeuble ou du logement que vous pouvez refacturer au locataire : eau, chauffage collectif, ascenseur, entretien des parties communes, ordures ménagères. La liste est limitative, fixée par le décret 87-713 : voir les charges récupérables.

Reste à décider comment le locataire les paie. C’est le mode de règlement, et la loi ne vous laisse pas toujours le choix.

Les quatre modes

Mode	Comment ça marche
Provision	Le locataire verse chaque mois une avance. Une fois par an, vous comparez les avances aux dépenses réelles, et vous remboursez ou réclamez la différence. C’est la régularisation annuelle
Forfait	Un montant fixe, versé avec le loyer. Il est définitif : jamais régularisé, ni en votre faveur ni en celle du locataire
Périodique	Les charges sont refacturées au réel à chaque période (trimestre, semestre, année), sans avance mensuelle
Aucune charge en sus	Rien n’est appelé en plus du loyer : loyer charges comprises, ou logement sans charge récupérable

Ce que la loi autorise, selon le bail

FairePlace ne propose que les modes permis pour votre type de bail. Les autres restent visibles mais grisés, avec leur motif.

Type de bail	Modes autorisés	Pourquoi
Vide	Provision, périodique, aucune	Hors colocation, un logement vide ne peut pas être loué au forfait (art. 23)
Vide en colocation	Les quatre	La colocation peut opter pour le forfait (art. 8-1)
Meublé, étudiant	Les quatre	Le meublé choisit entre provision et forfait (art. 25-10)
Mobilité	Forfait, aucune	Le bail mobilité impose le forfait de charges (art. 25-18)
Saisonnier	Forfait, périodique, aucune	Sans reconduction annuelle, une provision n’aurait pas de régularisation

Les articles cités sont ceux de la loi du 6 juillet 1989.

Si vous changez le type de bail et que le mode choisi n’est plus permis, FairePlace ne le remplace pas par un autre : il le vide, et vous prévient par « Mode de règlement à redéfinir ».

Où le choisir

À la création du bail. Le formulaire demande ce que paie le locataire en plus du loyer : Rien, le loyer couvre tout, ou Des charges, en plus du loyer, avec leur montant mensuel.

Pour un bail vide, ce sont des provisions : c’est la seule option légale hors colocation.
Pour un meublé ou un bail étudiant, une seconde question tranche : Et si vos charges réelles ne font pas ce montant ? Le montant ne bouge pas, c’est le forfait. On recompte chaque année, ce sont les provisions.

Pour une location déjà en cours, l’écran La location demande le Règlement des charges et le montant mensuel. Voir Enregistrer une location déjà en cours.

Ensuite, dans l’onglet Finances du bail, section Charges locatives, tant que le bail est en brouillon.

Détailler les charges refacturées

Toujours dans Charges locatives, Ajouter une charge ouvre le détail d’une ligne :

Source de la charge : un service du lieu (recommandé) ou une catégorie personnalisée. Un service se configure une fois pour l’immeuble : sa catégorie et sa clef de répartition se remplissent seules, et il resservira pour vos autres baux.
Méthode et base de calcul, montant.
Cadence d’appel : mensuelle, trimestrielle, annuelle ou ponctuelle.
Période de début et de fin.
Clef de distribution, exigée par le décret 87-713 : surface, occupants, millièmes, parts égales, équipements, consommation mesurée.

Les catégories et les clefs sont fixées par la loi : on les choisit, on ne les crée pas. Voir Facturation et charges locatives et Services collectifs.

Deux règles à connaître

Une provision ne s’augmente pas à la légère. La hausse doit être justifiée par la dernière régularisation. Si vous n’avez pas régularisé depuis plus d’un an, FairePlace refuse d’augmenter la provision : régularisez d’abord, le nouveau montant en découlera.
Un forfait est définitif. Même si les dépenses réelles s’envolent, vous ne pouvez pas réclamer de complément. Fixez-le avec une marge raisonnable.

Articles connexes : La régularisation annuelle des charges | L’onglet Finances, section par section | Facturation et charges locatives